UIN Sunan Ampel Surabaya
Monday, 19 September 2022
Oleh: Mohammad Nasir, S.HI dan Arilia Rachma, S.Psi.
Dalam lingkungan kerja, prestasi kerja adalah capaian dari kinerja yang berkualitas dari tanggung jawab yang dibebankan kepada kita. Prestasi kerja bisa diraih tatkala atasan dan bawahan dapat bersinergi atau biasa disebut dengan kerja tim (team work). Atasan dan bawahan sama tahu dan mengerti apa yang menjadi wewenang, tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Sinergitas dalam bekerja dapat dicapai apabila atasan tahu dan mengenal karakter masing-masing bawahannya demikian juga bawahan mengenal karakter atasannya sehingga memahami perbedaan dan persamaannya. Keragaman dalam teamwork akan memberikan dampak kinerja yang lebih baik karena akan muncul kreatifitas dan efektifitas dalam bekerja.
Prestasi kerja bisa diraih apabila dalam kerja tim, masing-masing memahami dengan jelas apa tujuan yang tim kerjakan. Oleh karena itu komunikasi yang berkelanjutan merupakan suatu keharusan dalam kerja tim. Saling percaya satu dengan yang lain juga hal yang penting demi memberikan kenyamanan dalam bekerja.
Terkadang dalam bekerja dihadapkan pada suasana kerja yang sangat formal sehingga ketegangan sering muncul dan berakibat pada hasil kerja kurang maksimal. Oleh karena itu perlu diciptakan lingkungan kerja yang formal namun suasananya nyaman dan juga perlu membangun kedekatan antar satu dengan yang lain contohnya dengan mengadakan kumpul-kumpul (sharing dan diskusi santai), family gathering, berolahraga bersama-sama, dan juga jalan-jalan.
Di era serba digital ini, terjadi perubahan dalam bekerja. Penggunaan teknologi digital telah merubah cara kita dalam memberikan pelayanan khususnya kepada mahasiswa. Pelayanan yang cepat dan tepat serta terukur bisa diraih dengan bantuan perangkat digital.
UIN Sunan Ampel adalah salah satu Perguruan Tinggi yang menerapkan digitalisasi dalam melakukan aktifitas kerjanya. Tak terkecuali Sub Bagian Akademik, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam (FEBI) tempat saya bekerja juga menerapkan digitalisasi dalam seluruh kegiatan kerjanya. Salah satu contoh penerapan digital adalah proses pelayanan akademik baik itu persuratan maupun pelayanan-pelayanan lainnya yang masuk dalam satu aplikasi yaitu SIAKAD/SINAU. Kami bisa memberikan pelayanan keakademikan melalui SIAKAD/SINAU tersebut.
Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa kami bekerja berdasarkan uraian tugas yang sudah ada yang di kerjakan dalam bentuk kerja tim. Contoh: dalam pelayanan persuratan, agar supaya konsep One Day Service bisa terpenuhi, masing-masing JFU akademik dalam satu hari mendapatkan giliran porsi jam yang sama dalam menyelesaikan surat-surat akademik. Demikian juga dalam memberikan pelayanan akademik lainnya, saya bersama JFU akademik lainnya saling bekerja sama dan saling membantu meskipun apa yang dibantu/ dikerjakan terkadang tidak bersinggungan dengan uraian tugas yang ada. Dan itu semua kita kerjakan dengan bantuan aplikasi digital (SIAKAD/SINAU) dan media sosial.
Namun ada beberapa kendala yang membuat kerja tim kami menjadi kurang lancar, yaitu :
- Lemahnya sinyal internet dan kurang kompatibelnya PC/ laptop, sehingga komunikasi dengan dosen dan mahasiswa menjadi terhambat.
- Ada beberapa fitur dalam aplikasi SIAKAD/SINAU yang perlu adanya perbaikan. Misalnya keterkaitan fitur antara kelulusan munaqosah/skripsi dengan otomatisasi terdaftarnya mahasiswa tersebut sebagai peserta yudisium, dll.
- Perlunya pelatihan dan pemahaman tentang SIAKAD/SINAU untuk semua dosen dan tendik terkait. Misalnya tentang pemahaman validasi KRS oleh Dosen Wali. Terkadang ada beberapa Dosen Wali yang tidak melakukan validasi KRS yang akhirnya merugikan mahasiswa karena nama mahasiswa tersebut tidak masuk absensi ketika tatap muka di kelas. Demikian juga perlu adanya sosialisasi pentingnya validasi KRS oleh dosen. Seluruh dosen seharusnya memahami bahwa apabila mahasiswa tidak masuk absensi maka harus segera melaporkan ke Bagian Akademik atau Prodi agar segera bisa dilakukan validasi, sehingga tidak berdampak pada dosen tidak dapat melakukan input
- Tidak adanya semacam aplikasi khusus untuk mempercepat dan memudahkan Bagian Akademik Fakultas dalam mengupload mata kuliah tiap awal semester.
- Belum digunakannya aplikasi surat digital untuk Dosen dan Pegawai yang berakibat kontrol surat internal kurang dan lambatnya pengerjaan persuratan internal sampai jadi, terutama yang berkaitan dengan keakademikan.
Dari beberapa permasalahan, kiranya perlu adanya solusi, seperti menaikkan kecepatan sinyal internet dan mengadakan pelatihan penggunaan SIAKAD/SINAU bagi dosen dan JFU (khususnya JFU baru) secara kontinu, perbaikan/ pengadaan PC/laptop yang kompatibel, serta penambahan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan kami. Apabila ini dilaksanakan maka kerja tim JFU akademik bisa maksimal dan dosen mampu memahami dan menerapkan hal-hal yang terkait dengan SIAKAD/SINAU. Juga ada jalan kaluar dari unit terkait tentang kecepatan dan ketepatan dalan mengupload jadwal mata kuliah dengan cara adanya aplikasi khusus yang berkaitan dengan itu.
Kesimpulan:
Prestasi kerja merupakan keniscayaan yang bisa diraih jika JFU selalu mengedepankan kerja tim serta memahami tugas dan kewajiban masing-masing, dan kerja tim akan maksimal jika sarana dan prasarananya terpenuhi.
Merdeka mencapai prestasi kerja adalah kepuasan tersendiri. Merdeka lahir dan batin dalam bekerja, merdeka terhadap kurangnya sarana penunjang, dan merdeka untuk kepuasan mahasiswa sebagai penerima layanan, yang ujungnya memberikan dampak positif pada UINSA yang berdedikasi tinggi dan berstandar Internasional.
