Tuesday, 30 August 2022
Mochamad Farid Syihabuddin
Sub-Koordinator Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas Syariah dan Hukum – Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya
PENDAHULUAN
Kearsipan merupakan salah satu elemen penting dalam suatu institusi dan menjadi titik sentral dalam memberikan pelayanan informasi baik secara internal maupun eksternal secara efektif dan efisien. Secara teoritis pemaknaan arsip dibedakan menjadi dua kategori, yakni arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Sedangkan arsip dinamis ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan sehari-hari.
Keberadaan pengelolaan arsip di lingkungan Fakultas Syariah dan Hukum Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya (FSH-UINSA) masih menjadi problematika pelik yang harus segera diselesaikan dengan cermat dan cepat. Hadirnya sertifikasi ISO 9001:2015 dan 21001:2018 yang dilaksanakan di FSH pada tanggal 28 dan 29 Juli 2022, telah menambah bukti bahwa pedoman retensi arsip di lingkungan FSH belum ditemukan.
Problematika ini ternyata telah menjarah dan mengakibatkan tidak sedikit ditemukanya arsip tahun 1990-an yang masih tertumpuk tanpa ada solusi dalam penangananya. Sehingga dalam esai ini, penulis akan mencoba menguraikan dua problematika utrama. Pertama, apa urgensi rekontruksi arsip di lingkungan FSH dan Kedua, bagaimana solusi taktis strategis yang dapat digunakan dalam pengelolaan arisp di lingkungan FSH.
Urgensi Rekontruksi Arsip di FSH dalam Rangka Evektifitas Pelayanan FSH-UINSA merupakan salah satu Fakultas tertua yang dimiliki oleh Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya. Secara historis, FSH lahir bersamaan dengan berdirinya UINSA pada tanggal 28 Oktober 1961 berdasarkan Keputusan Menteri Agama Nomor 17 Tahun 1961.
Berdasarkan sejarah panjang berdirinya Fakultas ini, maka tidak dapat dipungkiri
bahwa arsip-arsip yang dimiliki oleh FSH sudah sangat banyak dan tidak dapat dihitung jumlahnya. Namun sampai saat ini pengelolaan arsip masih menjadi momok di lingkungan FSH, karena belum terdapat mekanisme retensi arsip. Setidaknya terdapat beberapa hal, mengapa rekontruksi arsip di FSH menjadi penting:
- Setiap pelaksanaan Akreditasi pada Program Studi di Lingkungan FSH, masih sangat
kesusahan mencari data arsip. Padahal secara de facto seluruh kegiatan seharusnya
telah dilaksanakan; - Sebagai tindak lanjut hasil auditor ISO 9001:2015 dan 21001:2018. Meskipun tidak
ditemukan temuan “Major”, akan tetapi problematika retensi arsip menjadi catatan
yang harus diselesaikan sebelum surveillance tahun mendatang.
JDIH dan Digital Archive Center sebagai Penopang Akselerasi Menuju World Class
University
Pengelolaan arsip secara handal dapat dilaksanakan ketika adanya kesadaran dari seluruh civitas akademika tentang arti penting pengelolaan arsip bagi kemudahan proses pelayanan, penyebaran informasi yang bersifat terbuka (open accesed) ataupun terjaminnya kerahasiaan isi arsip tersebut. Hal utama yang harus difahami ialah kondisi lingkungan kerja dimana arsip tersebut akan diciptakan, dikelola dan pada akhirnya dimanfaatkan. Sehingga pemahaman yang benar akan kondisi lingkungan ini akan memudahkan terjalinya kerjasama antar bagian yang ada lingkungan FSH. Semua ini dilakukan dalam rangka mewujudkan sistem pengelolaan arsip secara terpusat (sentralisasi).
Hal lain yang perlu diperhatikan ialah mengubah paradigma lama tentang pengelolaan arsip tradisional menjadi paradigma baru, bahwa arsip dapat dikelola secara modern baik dari aspek sarana prasarana maupun konten informasinya. Dari aspek sarana dan prasarana maka gagasan Digital Archive Center merupakan salah satu ide yang harus dipertimbangkan. Digital Archive Center merupakan media yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengolah dan mencari arsip-arsip berbasis elektronik.
Sudah bukan rahasia umum bahwa arsip berupa kertas, microfilm, dan lain sebagainya telah ditinggalkan dan beralih pada arsip digital dengan format doc, pdf, xls dan lain-lain. Secara subtantif keberadaan arsip digital tidak akan memiliki perbedaan makna dengan arsip tradisional. Sehingga dalam rangka efesiensi, akuntabel dan integritas pelayanan, keberadaan Digital Archive Center sangat diperlukan. Arsip-arsip yang telah di upload dalam sistem ini akan dapat secara mudah diakses, dicari dan ditampilkan oleh pengguna dokuman oleh sistem Digital Archive Center ini.
Selanjutnya ialah JDIH atau lumrah disebut dengan Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum. Hukum sebagai panglima tertinggi di Indonesia yang dalam institusi telah digawangi oleh FSH sangat membutuhkan central of house dari seluruh kebijakan yang ada di Univeritas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya. Ke depan gagasan pembuatan JDIH harus dapat ditelurkan dalam bentuk sistem yang tertata, sehingga problematika inkonsistensi, tumpang tindih ataupun misleading kebijakan tidak ditemukan di Univeritas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya.
KESIMPULAN
Berdasarkan pemaparan di atas, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan:
- Dalam rangka memberikan pelayanan yang akuntabel dan berintegritas rekontruksi
arsip di lingkungan FSH menjadi sangat penting. - Diperlukan gagasan baru guna mencapai tata kelola arsip yang baik, diantaranya
dapat melalui Digital Archive Center dan pembentukan Jaringan Dokumentasi dan
Informasi Hukum.
