MANAJEMEN ‘ROLLER COASTER’;
Refleksi Pengelolaan FISIP 2023 (3)
Oleh: Prof. Abdul Chalik.
Dekan FISIP UIN Sunan Ampel Surabaya
Anda yang pernah datang tempat rekreasi favorit pasti kenal dengan permainan Roller Coaster. Roller coaster atau kereta luncur merupakan permainan kereta pacu dengan kecepatan tinggi yang berada di rel atau atas rangka baja yang kokoh. Ada di rel datar, naik, turun dan meluncur dari ketinggian. Bagi anda yang pernah mencoba permainan ini tentu merasakan sensasi luar biasa. Jumpalitan, kata orang Jawa. Dibutuhkan mental dan keberanian tinggi untuk mencoba permainan ini.
Kata-kata roller coaster pertama kali muncul dari Bu Aniek Nurhayati Wakil Dekan AUPK untuk menggambarkan suasa kerja selama 12 bulan di FISIP. “Persis seperti bermain roller coaster”, jelasnya. Ia sampaikan (hanya) untuk menggambarkan bagaimana mengelola serapan dan manajemen perjurnalan anggaran yang menjadi tanggung jawabnya, dan kerja sama yang menjadi tanggung jawab 3 Pak Syaeful Bahar, dan urusan akademik yang menjadi tanggung jawab Wadek 1 Bu Iva. Mungkin anda berfikir hal tersebut sesuatu yang biasa. Tentu tidak. Di awal tahun manajemen sudah menetapkan target yang harus dicapai. FISIP yang hanya memiliki tiga Prodi dengan didukung 28 dosen tetap tidak mudah mengelola serapan anggaran, akademik dan target kerjasama sekaligus.
Dalam urusan penjurnalan, FISIP memiliki tujuh jurnal dan lima antaranya submit di Arjuna tahun 2023, karena belum ada satupun yang terakreditasi. Untuk menuju empat edisi sebagai syarat minimal submit–belum ada satupun yang terpenuhi. Rata-rata dua hingga tiga edisi. Tugas utama penanggung jawab jurnal memastikan keterpenuhan tulisan di semua edisi, minimal empat sebagai syarat minimal submit. Tim sejak awal tahun terus bekerja dan mendorong pengelola jurnal menyelesaikan keterpenuhan tulisan. Hunting tulisan kemana-mana. Tidak mudah, sekali lagi tidak mudah. Karena banyak penulis yang berbalik arah dan menarik kembali tulisan karena mengerti bila jurnal FISIP belum terakreditasi. Sampai pertengahan tahun, hanya ada lima jurnal yang sudah siap submit, yakni SARPASS, JIIR, JSI, IJPS dan SIYAR.
Berikutnya masuk ke tahapan teknis. Dua tahapan yang dilakukan yakni sinkronisasi semua tulisan dengan style masing-masing jurnal. Pada tahap ini banyak ditemukan tulisan yang tidak sesuai dengan template. Bongkar-pasang dan proses edit teknis berlangsung cukup lama. Setelah tahapan tersebut selesai baru ke isian data penulis atau DOI untuk sinkronisasi dengan tagihan Arjuna. Selain itu beberapa kriteria yang harus terpenuhi dalam isian Arjuna juga mulai dilakukan terutama mitra bestari dan MoA dengan asosiasi. Pada proses ini cukup menyita hingga hingga 2-3 bulan. Hingga akhir Nopember 2023, sudah 5 jurnal submit ke Arjuna dan menunggu hasil dengan target minimal sinta-3.
Sementara pada bidang akademik, target KTW (Kelulusan Tepat Waktu) dan keberhasilan studi dipatok 60 %, berada di atas rata-rata 40 % yang dicanangkan oleh LPM. Dalam kurun waktu 7 bulan tepatnya pada Agustus 2023 saat, Rektor memberikan apresiasi atas capaian keberhasilan studi Prodi Sosiologi nomer-1 dan Prodi Hubungan Internasional nomer-3 dari 62 Prodi yang dimiliki oleh UINSA. Menuju pada pencapaian tersebut dilalui dengan segala cara. Tiap awal, tengah dan akhir semester Wadek 1 bersama tim jurusan dan Prodi memanggil, mengumpulkan, dan mendampingi mahasiswa untuk penyelesaian tugas akhir. Pada libur semester, beberapa ruang kelas, laboratorium hingga literasi dipenuhi oleh mahasiswa yang sedang di klinik untuk penyelesaian tugas akhir selama dua minggu hingga satu bulan. Beberapa di antaranya dilakukan home visit apabila terkendala komunikasi atau persoalan lain seperti pembayaran UKT. Cara tersebut cukup jitu untuk membantu meminimalisir angka DO dan sekaligus meningkatkan keberhasilan studi.
Income Generating dan Serapan Melampaui Target
Selain pengelolaan akademik dan jurnal laksana roller roaster juga terjadi pada pengelolaan kerja sama dan target serapan. Awal tahun Rektor menetapkan income generating FISIP 1 miliar. Saya tidak pernah bertanya mengapa 1 miliar. Bagi FISIP itu perintah, harus dilaksanakan. Padahal fakultas dengan Prodi dan dosen yang dua bahkan tiga lipat dari FISIP ditarget 500 juta. Bismillah, itu kata saya pada Wadek 3.
Di awal tahun manajemen menyusun rancangan kerja sama yang dipimpin Wadek 3. Semua rancangan masuk dalam buku Panduan Kerja 2023. Pebruari awal mulai bekerja membangun komunikasi dengan berbagai lembaga, baik di tingkat pusat, provinsi hingga kabupaten/kota. Hingga 19 Desember 2023, tercatat ada 14 kerjasama FISIP yang menghasilkan income generating dengan nilai kontrak sebesar Rp. 1.142.670 (satu miliar seratus empat puluh dua juta rupiah).
Dari total kerja sama sepenuhnya dilakukan dengan instansi pemerintah. Di tingkat pusat kerjasama riset dengan Kemendes RI. Di tingkat provinsi dengan KPU dan Bawaslu Jatim serta Dinas Kominfo Jatim. Sementara dengan Kabupaten bersama Pemkab Bangkalan, DPRD Tuban, DPRD Lumajang, DPRD Bondowoso dan Bawaslu Gresik. Selain riset, kerja sama juga dalam bentuk Bimtek, penyusunan Naskah Akademik dan Raperda, penyusunan rekomendasi, penyusunan laporan evaluasi kinerja, hingga pendampingan kepengawasan.
Membangun kerja sama dengan pihak lain dengan 14 kerja sama penuh tantangan. Benar jika disebut seperti main roller coaster sebab berhadapan dengan ragam sensasi yang harus dilewati. Pertama, meyakinkan pihak luar untuk sampai pada keputusan menandatangani SPK (Surat Perintah Kerja) memerlukan effort yang extra. Kemampuan komunikasi, negosiasi, dan meyakinkan pihak lain atas reputasi institusi menjadi keharusan. Apalagi berhadapan dengan para pesaing (kompetitor) dari kampus ternama yang sudah sekian tahun bekerja sama. Dalam konteks ini, tidak ada hubungan antara kepintaran dan kejeniusan dengan hasil akhir, tetapi yang dibutuhkan ketangguhan mental, tidak mudah putus asa dan kesabaran.
Kedua, tantangan pelaksanaan kegiatan. Pada tahap ini selain menyiapkan dokumen administrasi lintas instansi juga menyiapkan segala kebutuhan kerja sama hingga pelaksanaannya. Melayani mitra yang baru dikenal apalagi mereka pimpinan daerah tentu berbeda ketika mengerjakan rapat internal manajemen meskipun berkegiatan di hotel. Semua proses teknis dikawal untuk meyakinkan pihak mitra bahwa FISIP merupakan lembaga yang memiliki kelayakan di semua aspek. Dalam konteks ini tidak boleh ada kesalahan sedikitpun karena FISIP sedang melayani costumer, dan dalam teori marketing, costumer adalah ‘raja’ yang harus ditempatkan secara terhormat.
Ketiga, laporan akademik. Setelah kegiatan selesai dilanjutkan dengan penyusunan laporan akademik. Pada proses ini fikiran, tenaga dan waktu cukup tersita melalui kegiatan rapat, koordinasi akademik, sinkronisasi hingga finishing. Kehati-hatian penggunaan data, informasi, hingga pilihan kata menjadi sesuatu yang memerlukan ketelitian karena rekomendasi yang dikeluarkan akan menjadi bahan dalam perumusan kebijakan. Misalnya, di awal tahun FISIP diminta untuk menyusun rekomendasi atas LKPJ Bupati Gresik tahun 2022 setebal 30 halaman. Tetapi data yang dibutuhkan untuk menyusun rekomendasi tersebut terdiri dari minimal lima dokumen yang masing-masing setebal 700 halaman. Itu sekedar contoh tentang perumusan laporan akademik dengan lembaga mitra.
Keempat, laporan administrasi. Pada tahap ini sama dengan laporan administrasi di internal manajemen. Yang berbeda hanya template karena lintas instansi serta style masing-masing aparatur. Misalnya soal laporan SPJ harus dilengkapi dengan foto yang super lengkap. Ada instansi yang meminta laporan pembelian konsumsi tidak hanya dalam bentuk kuitansi tetapi foto nasi kotak dan foto yang ada dalam kotak yang berisi jenis menu. Pada tahap laporan diperlukan ketelitian dan kesabaran dalam melayani mitra.
Selain kerja sama dan income generating, kinerja serapan anggaran juga melampaui target. Tahun 2022 serapan anggaran mencapai 93,28 % hanya beda 00,1 dengan fakultas lain dengan serapan tertinggi. Tahun 2023 serapan anggaran cukup tinggi hingga 97, 57 % dari total RKAL sebesar Rp. 939.087.000,-.
Proses serapan anggaran berjalan secara organis dan teratur, tidak gelembung di tengah atau di belakang. Tiap tri wulan ditarget 20-30 % serapan hingga akhir tahun. Bulan September 2023 hanya menyisakan 2-3 kegiatan yang bersumber dari anggaran RKAKL selebihnya dilakukan pada Oktober dan Nopember. Begitu pula kegiatan dengan anggaran cukup besar dilaksanakan di awal dan pertengahan tahun dengan mempertimbangkan kekhawatiran terjadi relokasi oleh kementerian. Dampaknya, pada pertengahan tahun serapan FISIP sudah berkisar 50 % lebih.
Anggaran FISIP secara nominal paling buncit di antara sembilan fakultas dan pascasarjana, namun dari sisi kuantitas kegiatan cukup tinggi. Dengan anggaran tersebut dialokasikan rata-rata 22 kegiatan terutama untuk menunjang kegiatan Prodi, Laboratorium, mahasiswa dan kerja sama. Prodi sudah memiliki program pakem atau tetap yang harus dilakukan tiap tahun untuk menunjang kegiatan akademik yang diperuntukkan bagi semester 1, 3, dan 5. Begitu pula untuk semester berikutnya yakni 2, 4 dan 6. Rata-rata Prodi mengelola kegiatan 3-4 kegiatan selain kuliah umum, studium general maupun kuliah tamu.
Mengerjakan 22 kegiatan dan 14 kegiatan kerja sama dalam satu tahun dibutuhkan energi, ketahanan fisik dan mental yang prima. Begitu pula kegiatan lain yang sama sekali tidak didukung oleh pembiayaan RKAKL seperti pengelolaan jurnal. Manajemen roller coaster, itu teman-teman menyebutnya. Meskipun demikian, tim melakukannya dengan ‘bahagia’. Bila menjelang sore, ruang belakang FISIP yang berukuran 2 x 3 M tetap riuh dengan kopi dan sebagian rokok hanya untuk melepas kepenatan tim manajemen.
