Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kabupaten Sidoarjo selain menyimpan buku-buku siap baca berbagai genre, koleksi arsip juga menjadi daya tarik tersendiri. Mahasiswa MBKM UIN Sunan Ampel Surabaya, Ahmad Cholil Afsyor, mendapat penugasan pada bidang kearsipan di dinas ini selama sebulan terakhir. Kepuasan dirasakan oleh mahasiswa ini karena ternyata apa yang ia pelajari selama di perkuliahan dapat diaplikasikan di lapangan. Selain itu, ia juga dapat mengembangkan kompetensi dengan memperoleh banyak pengetahuan baru tentang pengelolaan dan pemeliharaan arsip.
Pada bidang kearsipan ia ditugaskan untuk mengelola arsip statis pada tahun 2004 hingga 2005 dengan melakukan pembungkusan arsip. Yaitu kegiatan membungkus arsip menggunakan kertas kissing untuk menjaga keutuhan fisik dari arsip agar tidak termakan rayap. Setelah dilakukan pemeliharaan, dilakukan filling system dengan sistem kronologis agar arsip dapat tertata secara rapi dan aman. Disperpusip Kabupaten Sidoarjo ini memiliki gudang khusus tersendiri untuk menyimpan arsip-arsipnya. Lokasinya berada di kawasan industri Lingkar Timur Sidoarjo. Bersama beberapa petugas arsip lainnya, Cholil mengelola deretan kotak arsip yang menyimpan ribuan dokumen kearsipan. Tiap kotak menyimpan setidaknya 60 arsip. Kesemuanya tersusun rapi dalam rak-rak yang tertata. Secara khusus, ia bertugas melakukan manuver fisik arsip, yakni penyusunan fisik arsip berdasarkan nomor definitif arsip sesuai dengan skema.
Kesan yang dirasakan mahasiswa Prodi Sejarah Peradaban Islam ini selama melakukan manuver arsip pada gudang tersebut cukup mendalam. Menurutnya, ternyata tidak mudah untuk mengelola dan mengklasifikasikan arsip agar tetap terjaga fungsinya meskipun berusia cukup lama. Hal ini pada gilirannya meniscayakan setiap petugas arsip untuk menghindari kesalahan sekecil apapun yang bisa berdampak pada pengelolaan arsip. Ini tentu cerminan dedikasi dan ketelitian yang tinggi.
Setiap dokumen haruslah tersusun dengan sempurna sesuai standar. Karena itu akan berdampak atau berpengaruh pada kualitas layanan. Dengan penataan dan pemeliharaan yang baik, pengguna akan mendapatkan kemudahan dalam pencarian data dan sekaligus memastikan bahwa informasi tetap terjaga. Cholil berkesimpulan jika apa yang dilakukan oleh mereka yang bergelut di bidang kearsipan bukan hanya sekedar menyimpan, tetapi hal ini lebih merupakan suatu seni dalam menjaga sejarah, kebenaran, dan keberlanjutan data.
