Column

Oleh: Hary Supriyatno
Pustakawan Ahli Madya UINSA
(Kandidat Magister Sains Informasi dan Perpustakaan UNAIR)

Repository dipilih sebagai sumber digital bagi sivitas akademika karena prinsip murah, mudah dan melimpah. Murah karena tidak berbayar alias gratis, mudah disebabkan tidak adanya kewajiban untuk registrasi dalam akses, serta melimpah karena hampir setiap perguruan tinggi memiliki dan mengelola repository. Di sisi lain, dokumen atau koleksi repository juga bersifat gratis alias tidak melalui pembelian karena berasal dari local content (Supriyatno & Hamidah, 2022). Karena prinsip repository adalah pengelolaan dan diseminasi karya intelektual komunitas internal perguruan tinggi sebagai cerminan dari kualitas produk akademik yang dihasilkan (Hamim, 2022). Penyediaan repository menjadikan pemustaka tetap loyal dalam memanfaatkan perpustakaan. Loyalitas pemustaka merupakan indikator dari citra positif perpustakaan (Supriyatno, 2023). Rasa loyalitas muncul karena terpenuhinya kebutuhan sumber informasi berkualitas secara menyenangkan (Harisanty et al., 2025; Rusydiyah et al., 2023).

Keunggulan repository sebagai knowledge management berupa penyediaan sumber digital berbasis tugas akhir di atas menjadi opsi bagi perpustakaan dalam mengelola koleksi digital, tidak terkecuali Perpustakaan Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN) Indonesia. Data tahun 2024 menunjukkan bahwa 83% atau 48 Perguruan Tinggi Keagamaan Islam (PTKIN) seluruh Indonesia telah mengelola repository. Adapun kebijakan pilihan akses bagi repository terbagi menjadi dua yakni open access dan closed access dengan menggunakan domain berbeda, seperti repository, e-repository, eprints, digilib, etheses, idr, dan etd (Nurohman, 2024). Pengelolaan repository merupakan wujud dari implementasi transformasi digital di perpustakaan melalui produksi pengetahuan dan penelitian dari konvensional ke akses digital (Srimulyo, 2022). Salah satu pengelola repository di PTKIN adalah UIN Sunan Ampel Surabaya melalui platform www.digilib.uinsa.ac.id/.

Pengelolaan repository oleh perpustakaan mayoritas dilakukan secara Open access. Open access dimaknai sebagai penyediaan sumber digital tanpa adanya pembatasan pemanfaatan oleh user, mulai dari baca, unduh, cetak, hingga membagikan (Tupan & Rahayu, 2022). Kebijakan Open access adalah dengan membuka secara penuh dokumen yang ada secara full text bagi siapa saja tanpa harus membayar (Phippen, 2024). Prinsip open access menjadikan repository sebagai platform penting penyedia sumber digital bagi perguruan tinggi karena menjadi pangkalan data sekaligus akses hasil intelektual sivitas akademika pada perguruan tinggi, seperti artikel, hasil penelitian, laporan, buku, dan tugas akhir (Suwanto, 2017).

Paham open acces diterapkan oleh UIN Sunan Ampel Surabaya pada repository sejak kick off platform tahun 2005 sampai dengan bulan November 2023. Kebijakan open access berubah menjadi closed access sesuai SK Rektor Nomor 1308 Tahun 2023 tentang Wajib Serah Simpan Karya Ilmiah Civitas Academica UINSA dengan hanya menyediakan file full text untuk cover, surat pernyataan keaslian karya, lembar persetujuan (pembimbing dan publikasi), lembar pengesahan tim penguji, abstrak, daftar isi, dan daftar pustaka. Dokumen full text bisa diakses setelah tiga tahun sejak publikasi sesuai ketentuan embargo dan hanya berlaku pada dokumen tugas akhir. Sedangkan dokumen e-book dan hasil penelitian dosen dan karyawan memiliki fleksibilitas pengelolaan akses menyesuaikan permintaan penulis.

Pilihan kebijakan closed access repository oleh UIN Sunan Ampel Surabaya dilatar belakangi banyak faktor, Diantaranya adalah penyediaan sumber informasi digital bagi sivitas akademika, kemudahan akses koleksi, antisipasi praktik plagiarisme, kepentingan ranking Webometrik, implementasi program OSOP (One Semester One Publication) dankeperluan Hak Paten. Berikut adalah dampak positif dari pilihan open access dan closed access pada repository UIN Sunan Ampel (UINSA) Surabaya pada portal www.digilib.uinsa.ac.id/:

Citra Positif Open Access

  1. Meningkatkan usage. Strategi penyediaan koleksi digital melalui repository dengan skema Open access memberikan kemudahan dalam akses sumber digital yang tersedia sehingga meningkatkan jumlah akses melalui baca dan unduh oleh pengguna (Heriyanto & Fauzan, 2022). Berikut adalah data usage repository UINSA mulai tahun 2022 sampai dengan Maret 2025:
  2. Meningkatnya ranking Webometrik melalui jumlah sitasi. Keterbukaan akses koleksi repository mampu meningkatkan sitasi yang dilakukan oleh pengguna sehingga memenuhi indikator perankingan versi Webometrik, yakni Openness, Excellence, dan Visibility. UINSA berada di peringkat tiga perangkingan webometric pada tahun 2025 (Daqiqil et al., 2021; FyP, 2025).
  3. Antisipasi sejak dini praktik plagiarisme. Publikasi secara open access memberikan kemudahan identifikasi karya intelektual yang lebih dahulu terbit. Dengan demikian, perilaku etika dalam melakukan sitasi dan antisipasi plagiarisme dapat dengan mudah dikenali (Wahyudin, 2020).
  4. Meningkatnya sitasi. Kemudahan akses pada dokumen yang terpublikasi mampu meningkatkan sitasi dan open access merupakan pilihan tepat dalam hal akses mudah dokumen (Abidin, 2022).
NO.TAHUNJUMLAH ITEMJUMLAH USAGE/ DOWNLOAD
120222,78610,568,291
220234,1813,345,521
320244,1563,348,859
42025 (Januari- Maret)1,537521,488
(sumber: data usage repository UINSA 2022-2025)

Citra Positif Closed Access
Adapun dampak positif dari kebijakan closed access repository UINSA adalah sebagai berikut:

  1. Program OSOP (One Semester One Publication) dapat berjalan dengan baik karena sebagian produknya berasal dari kegiatan kemas ulang tugas akhir mahasiswa, seperti artikel jurnal dan buku (Muhammad, 2023). Closed access memberikan keuntungan pada antisipasi terjadinya deteksi plagiasi berdasarkan dokumen asal yang telah terpublikasi secara full text di repository.
  2. Meningkatnya jumlah publikasi yang dihasilkan oleh sivitas akademika pada jurnal terakreditasi. Data pada platform Sinta dengan opsi Google Scholar menunjukkan bahwa pilihan kebijakan closed access repository berpengaruh pada peningkatan jumlah publikasi sivitas akademika UINSA, yakni 2.885 judul pada tahun 2024 berbanding 2.404 judul di tahun 2023 (Sinta, 2025) atau terjadi kenaikan 17%. Kebijakan open access secara resmi diganti closed access sejak Desember 2023.
  3. Salah satu syarat penerbitan Hak Paten adalah adanya unsur kebaruan. Unsur ini dapat diperoleh karena skema closed access yang tidak menampilkan karya tugas akhir secara lengkap. Paten sangat penting bagi sebuah lembaga karena memberikan hak ekslusif bagi seseorang atau kelompok dalam mengontol peruntukan sebuah dokumen yang dihasilkan (Purnobasuki et al., 2023).

Pengelolaan repository dengan skema open access maupun closed access memberikan keuntungan bagi UIN Sunan Ampel Surabaya. Sebagaimana data yang dipaparkan di atas, bahwa repository memberikan dampak pada peningkatan indeks literasi di UINSA, seperti meningkatkan akses, sitasi, produksi karya ilmiah, dan pencapaian target pimpinan. Dengan demikian, repository menjadi platform yang sangat direkomendasikan untuk disediakan oleh pengelola perpustakaan sebagai akses sumber digital bagi pemustaka yang murah, mudah, dan melimpah (Sunyianto & Barus, 2023).

Pola penyediaan dan pengelolaan repository saat ini memang tidak lagi sesederhana sebagaimana semangat awal pengadaan, yakni sebagai sarana penyediaan sumber digital bagi pemenuhan kebutuhan penyelesaian tugas akademik. Berbagai kepentingan dalam publikasi, perankingan, dan citra lembaga telah menjadi pertimbangan dalam pengembangannya. Berikut adalah rekomendasi yang bisa dijadikan solusi terbaik dalam pengelolaan repository di Perpustakaan UIN Sunan Ampel Surabaya:

  1. Penguatan kompetensi sumber daya manusia agar update informasi dan teknologi tentang penyediaan akses koleksi digital yang efektif dan efisien sesuai dengan regulasi yang ada.
  2. Pemilihan software yang bisa mengakomodir keperluan implementasi kebijakan pimpinan, seperti akses koleksi repository hanya melalui skema baca dan tidak untuk screenshot maupun unduh.
  3. Penyediaan database untuk akses secara internal (di dalam gedung perpustakaan) untuk kepentingan sitasi bagi pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Buku
Hamim, M. M. M. (2022). Membangun Repository Institusi Menggunakan Software Eprints 3 (Jombang). Ainun Media.

Purnobasuki, H., Efendi, F., Wahyuni, I., Harisanty, D., Saraswati, A., & Abadi, A. (2023). Strategi Penulisan Deskripsi Paten. Airlangga University Press.

Srimulyo, K. (2022). Beyond Managing the Library, Managing Knowledge—Pustakawan sebagai Aktor Intelektual. Airlangga University Press.

Jurnal
Abidin, I. S. (2022). Tips Tingkatkan Visibilitas Artikel. Universitas Airlangga Official Website. https://unair.ac.id/tips-tingkatkan-visibilitas-artikel/

Daqiqil, I., Andriani, Y., Mahdiyah, E., & Aminuddin, A. A. A. (2021). Strategi TIK untuk Meningkatkan Peringkat Webometric Universitas Riau Menggunakan Metode GAP Analysis. SISTEMASI, 10(2), Article 2. https://doi.org/10.32520/stmsi.v10i2.1213

FyP. (2025). UIN Sunan Ampel Surabaya Raih Peringkat Tiga PTKIN Terbaik Versi Webometrics 2025—UINSA. https://uinsa.ac.id/blog/uin-sunan-ampel-surabaya-raih-peringkat-tiga-ptkin-terbaik-versi-webometrics-2025

Harisanty, D., Sugihartati, R., Srimulyo, K., & Obille, K. L. (2025). Libraries in the Digital Age, do they survive? International Journal of Information Science and Management (IJISM), 23(1), 33–47. https://doi.org/10.22034/ijism.2024.2004473.1139

Heriyanto, H., & Fauzan, M. A. (2022). Publication Trend of Open Access Journalis in Indonesia. Palimpsest: Jurnal Ilmu Informasi Dan Perpustakaan, 13(2), Article 2. https://doi.org/10.20473/pjil.v13i2.40295

Muhammad, F. (2023, October 25). Klinik Penulisan Artikel di Jurnal Internasional Bereputasi: Meningkatkan Kontribusi Ilmiah Dunia. https://uinsa.ac.id/blog/klinik-penulisan-artikel-di-jurnal-internasional-bereputasi-meningkatkan-kontribusi-ilmiah-dunia

Nurohman, A. (2024). Riset kebijakan publikasi repositori institusi Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri Indonesia. Al-Kuttab : Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 6(1), Article 1. https://doi.org/10.24952/ktb.v6i1.10443

Phippen, A. (2024). Open Access. In Encyclopedia of Libraries, Librarianship, and Information Science, First Edition, Four Volume Set (Vol. 4, p. V4:408-V4:416). Elsevier; Scopus. https://doi.org/10.1016/B978-0-323-95689-5.00095-X

Rusydiyah, E. F., Putri, A. A. M., Negari, B. D., & Ta’dzimah, I. (2023). Pemanfaatan Perpustakaan Sebagai Media Pembelajaran Dalam Meningkatkan Minat Baca Mahasiswa PGMI UINSA. LIBRARIA: Jurnal Perpustakaan, 11(1), 127–150. https://doi.org/10.21043/libraria.v11i1.18516

Sinta. (2025). SINTA – Science and Technology Index. https://sinta.kemdikbud.go.id/affiliations/profile/3516/?view=googlescholar

Sunyianto, S., & Barus, F. A. (2023). Pemanfaatan Koleksi Repository Bagi Mahasiswa Di Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertanian Agrobisnis Perkebunan. AL-MIKRAJ Jurnal Studi Islam Dan Humaniora (E-ISSN 2745-4584), 4(1), Article 1. https://doi.org/10.37680/almikraj.v4i1.3003

Supriyatno, H. (2023). Analisis E-Library Uinsa Kubuku sebagai Sarana Peningkatan Citra Perpustakaan. Tibanndaru : Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 7(2), Article 2. https://doi.org/10.30742/tb.v7i2.2987

Supriyatno, H., & Hamidah, A. (2022). Koleksi Repositori Sebagai Sarana Diseminasi Informasi di Masa Pandemi: Studi Kasus di perpustakaan UIN Sunan Ampel. Shaut Al-Maktabah : Jurnal Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi, 14(1), Article 1. https://doi.org/10.37108/shaut.v14i1.651

Suwanto, S. A. (2017). Manajemen Layanan Repository Perguruan Tinggi. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 3(2), 165–176. https://doi.org/10.14710/lenpust.v3i2.16740

Tupan, T., & Rahayu, R. N. (2022). Narrative review: Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap pertumbuhan repositori akses terbuka (Open Access Repositories) di Indonesia. Al-Kuttab : Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 4(1), Article 1. https://doi.org/10.24952/ktb.v4i1.4992

Wahyudin, F. Z. N. (2020). Peran Open Access Institusional Repository (OAIR) dalam Mengurangi Tingkat Plagiarisme pada Karya Ilmiah Mahasiswa. BIBLIOTIKA : Jurnal Kajian Perpustakaan dan Informasi, 4(1), Article 1. https://doi.org/10.17977/um008v4i12020p121-129

Penulis: Hary Supriyatno
Editor: Desiana Ekasari Putri